Курс Excel по-новому. Продвинутый. 1+2 уровень в Сочи

1. Как легче и быстрее заводить любые данные в Excel

• Какие настройки программы могут пригодиться в работе.

• Для более быстрой работы настраиваем под себя панель инструментов MS Excel.

• Разбираем, где и как следует отражать рабочую информацию (списки поставщиков/сотрудников, графики поставок/отпусков, таблицы каталога).

• Как легко и правильно вводить и редактировать любые данные (числа и текст).

• Как автоматически в таблицах отражать даты в графиках, нумерацию товара, списки поставщиков или сотрудников отдела.

• Практика: создаем списки с поставщиками и товарами; проводим корректировку списка товаров; автоматически создаем таблицы – графики.

2. Автоматические быстрые вычисления в Excel без калькулятора

• Как быстрее и без калькулятора делать простые математические расчеты (подсчет остатков на складе, дневной объем продаж, производительности труда и т.п.).

• Создаем и редактируем формулы для расчета необходимых показателей (отклонения, себестоимость, сумма затрат).

• Как в формулах использовать данные из разных таблиц.

• Как провести сортировку или АВС-анализ клиентов или поставщиков с помощью функции ЕСЛИ.

• Как автоматически настраивать расчет заработной платы сотрудников отдела с разными условиями оплаты, при помощи функции ЕСЛИ.

• Как быстро посчитать среднее расстояние перевозки, максимальную и минимальную сумму продаж или производительности труда.

• Типичные ошибки в формулах: причины возникновения и действия по их исправлению.

• – Практика: проводим расчет плановых расходов на покупку оборудования; автоматически высчитываем стоимость доставки; с помощью готовых формул определяем необходимый объем закупки материала и сумму затрат; производим расчет минимальной, максимальной и общей суммы продаж. Проводим АВС-анализ поставщиков.

3. Как проще и лучше вести данные по рабочим операциям и представлять их руководству: оформление таблиц и диаграмм

• Используем автоматические настройки преобразования вида таблиц для удобства отображения данных.

• Как в таблице настроить автоматический показ прибыли зеленым цветом, а перерасход красным.

• Как добавлять текстовые примечания (заметки) в таблицу, их просматривать и копировать.

• Как легко отменить все настройки преобразования внешнего вида таблицы и задать свои.

• Автоматически формируем функциональные диаграммы для наглядного представления данных руководству.

• – Практика: строим диаграмму по прибыльности поставщиков; настраиваем автоматическое отображение отрицательных отклонений по затратам красным цветом; настраиваем таблицу со списком сотрудников отдела.

4. Как в таблице быстро найти и отсортировать необходимые данные. Печать таблиц без проблем

• Как провести быстрый анализ данных в таблице.

• Как в мини-графиках представить изменения в объемах поставок с помощью спарклайнов.

• Как настроить автоматическую сортировку и выборку необходимых данных из очень объемной таблицы с помощью фильтров (например, данные по отгрузкам конкретному клиенту / сотрдунику).

• Что нужно сделать, чтобы при просмотре огромной таблицы всегда были видны шапка таблицы или конкретный столбец.

• Как настроить параметры печати документа, чтобы он распечатался в нужном виде.

• Как грамотно подготовить и распечатать таблицы и диаграммы, распечатать только часть документа или целый документ.

• – Практика: рассчитываем общий, минимальный и максимальный доход; настраиваем автоматическую сортировку товаров по заданным группам; делаем автоматический подсчет по каждому виду товару итоговых затрат; настраиваем выборку поставщиков по заданному признаку (город / сумма продаж и т.п.).

5. Итоговая аттестация – зачет

1. Как эффективно работать с большим объемом данных в Excel. Простая обработка и вычисления

• Рассчитываем финансовые показатели используя данные из разных листов и файлов Excel.

• Настройка взаимосвязей листов в бизнес-плане. Связываем листы и рабочие книги: как избежать ошибок.

• Как из всего объема данных суммировать только числа, отвечающие нужным условиям (выполнения плана и т.п.) - СУММЕСЛИ.

• Правильно автоматически округляем данные при расчете численности работников отдела и других параметров.

• Как из огромного списка автоматически вычислить количество персонала (товаров / сделок) определенного отдела (товарной группы / клиента).

• Быстро производим статистические расчеты по персоналу (и иным показателям) с заданными условиями (среднее, максимальное и минимальное значения).

• Как без ошибок автоматически совместить в одной таблице разные данные из разных таблиц либо перенести данные из таблицы в таблицу (оклады и разряд сотрудников и т.п.). Функции ПРОСМОТР, ВПР (вертикальный просмотр) и ГПР (горизонтальный просмотр).

• Легко производим расчеты с учетом множества необходимых условий (функции: ЕСЛИ, ЕСЛИМН).

• Настраиваем под себя сигнализацию о допущенной ошибке в расчетах (функция ЕСЛИОШИБКА).

• Как удобно объединить в одной ячейке текстовые данные из разных ячеек таблицы (функции: СЦЕП, СЦЕПИТЬ).

• Как настроить сокращенное написание слов в таблице или использовать только отдельные символы, вместо целых слов (функции: ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ, ПСТР).

• Настраиваем удобный (пользовательский) формат написания текста (функции: ПРОПИСН, ПРОПНАЧ, СОВПАД)

• Удобное планирование с функциями настройки дат: автоматическое отражение текущей даты, подсчета возраста и стажа сотрудника, графика работы/поставки/продаж (функции: СЕГОДНЯ, РАЗНДАТ).

• Практика: находим структуру баланса, рассчитываем финансовые показатели компаний, автоматически определяем максимальный, минимальный и средний объемы продаж / выпуска продукции. Совмещаем разряды и оклады сотрудников из разных таблиц в одной. Подсчитываем количество сотрудников конкретного отдела. Устанавливаем настройку автоматического расчета заработной платы с учетом всех положенных надбавок (за стаж, должность, уровень образования и т.д.). Производим расчет суммы затрат на заработную плату конкретной категории сотрудников.

2. Многопользовательская работа с файлами Excel: ограничения, ошибки, правила эффективной настройки. Функции условного форматирования

• Чего нельзя будет делать в Excel при настройке совместной работы с файлом. Способ обхода ограничений.

• Возможные причины блокировки файла.

• Как легко настроить совместную работу с одним файлом для нескольких пользователей и сохранять вносимые данные.

• Как без усилий проконтролировать вносимые изменения в файл и обнаружить неверные значения.

• Как установить ограничения на ввод данных другим пользователям.

• Простые правила отражения динамики показателей с помощью гистограмм, цветовых шкал и набора значков.

• Создаем собственные правила форматирования с применением формул.

• Практика: настраиваем общий доступ к файлу Excel, настраиваем ограничения на ввод данных в файл совместного пользования. С помощью настройки гистограмм отражаем динамику продаж, настраиваем цветовую шкалу отображения итогов, задаем правила отображения итоговых показателей.

3. Удобная работа с большим объемом данных. Консолидация общих отчетов без формул

• Как эффективно работать с объемными таблицами, содержащими ошибки.

• Легкие способы обнаружения ошибок в большом объеме данных (функции: ЕНД, ЕЧИСЛО, СЧЕТЕСЛИ)

• Как ошибки можно обходить (функции: ЕСЛИОШИБКА, АГРЕГАТ).

• Удобные способы сортировки данных: по одному критерию, нескольким критериям и по форматированию.

• Настраиваем удобную фильтрацию данных с пользовательскими настройками.

• Как без формул легко и быстро собрать в один годовой отчет данные из отдельных ежемесячных отчетов или общие данные по филиалам, магазинам или отделам. Правила применения функции консолидации в Excel.

• Практика: находим и устраняем ошибки в рабочей таблице, производим необходимые расчеты в обход ошибок. Консолидируем данные по компаниям из разных регионов в общий отчет.

4. Как автоматически сформировать любой сводный аналитический отчет: сводные таблицы и диаграммы

• Как за считанные минуты создать сводную таблицу или отчет для анализа данных

• Какие условия следует учесть, чтобы сводная таблица получилась корректной

• Как быстро преобразовать одну сводную таблицу в другую

• Как из большого объема информации быстро отобрать только то, что нужно: настройки фильтрации. Что выбрать – автофильтр или срезы? Фильтрация с помощью временной шкалы

• Настройки сводной таблицы: как один отдельный столбец превратить в целую аналитическую таблицу 

• Как удобно группировать поля в сводных таблицах по разным признакам

• Настраиваем наглядный вид сводных таблиц – управление стилями

• Как процесс презентации данных сделать более удобным с помощью сводных диаграмм

• Практика: формируем в сводной таблице данные по отделениям банка (какие счета, в каком отделении и на какую сумму были открыты). С помощью сводной таблицы готовим отчет по доле товарооборота лизинговых компаний в общем товарообороте. Преобразуем один отдельный столбец в целую аналитическую таблицу.